Nach Abschluss der Einschreibungen wird zwischen der/dem Doktorand*in, den Betreuer*innen der Dissertation an beiden Einrichtungen sowie beiden beteiligten Institutionen (in Heidelberg sowohl die Philosophische Fakultät als auch die Graduiertenakademie) ein Vertrag über die Cotutelle de thèse geschlossen, der das individuelle Verfahren regelt.
Bestandteil des Vertrages ist auch ein voraussichtlicher Zeitplan der Aufenthalte an beiden Standorten während der Promotionsphase. Musterverträge liegen bei der Philosophischen Fakultät Heidelberg (Frau Sabine Seeberg, E-Mail: sabine.seeberg@uni-heidelberg.de) und beim Service de la scolarité der EHESS (Mme Vanessa Szenwald-Liwicki, Kontakt: vanessa.szenwald@ehess.fr oder cotutelle@ehess.fr) vor.
Zu den Grundregeln der Cotutelle de thèse siehe auch hier die Informationen der Graduiertenakademie der Universität Heidelberg bzw. hier die entsprechenden Informationen der EHESS.